Wer seine Werbung in großer Menge verschickt, möchte damit möglichst viele Empfänger erreichen und ist froh, wenn die Kosten überschaubar bleiben. Die E-Mail scheint dafür genau das richtige Medium zu sein. Mailing-Aktionen auf dem elektronischen Weg sind schnell, direkt und preiswert. Bloß: Versenden wollen die elektronische Massenware viele, empfangen möchte sie dagegen kaum jemand.

"Spam" lautet der Begriff, mit dem die unerwünschten Massen-Mails bezeichnet werden, die aus Sicht der Empfänger am besten gleich in den Müll wandern sollten. Und das tun sie dann auch, denn mit so genannten Spam-Filtern steht den Adressaten ein inzwischen recht wirkungsvoller Schutzschild gegen die unerwünschte Post zur Verfügung: Ein auf dem Empfangsrechner installiertes Softwarepaket nimmt dabei die eingehende Post unter verschiedenen Kriterien unter die Lupe und entscheidet dann darüber, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass es sich bei einer E-Mail um eine Massenaussendung handelt. Ist die Wahrscheinlichkeit gering, kommt die Nachricht in den Posteingang, ist sie hoch, wandert sie in den Papierkorb beziehungsweise einen speziellen Ordner.

So weit, so gut. Traurig für den Urheber einer Nachricht ist es, wenn seine Mails individuell für einen bestimmten Empfänger verfasst wurden, trotzdem aber zu viele der Kriterien für Massensendungen erfüllen. Dann landen auch diese Botschaften im Papierkorb - obwohl sie wahrscheinlich nicht einmal aus Sicht der Adressaten dorthin gehören.

Wer seinen E-Mails dieses traurige Schicksal ersparen möchte, tut gut daran, wenn er darauf achtet, dass die gängigen Filterprogramme ihnen möglichst wenige der Kriterien zuweisen, die die Nachrichten als Spam ausweisen würden. Es gibt einige Tipps, die zu beachten sich lohnt.

Unverdächtig mailen

Zu unterscheiden ist zunächst mal zwischen ganz normalen Mails, die von einem Unternehmen an beliebige einzelne Empfänger verschickt werden, und zwischen echten Massen-Mailings, die der Urheber quasi mit der Gießkanne streut. Für allen Arten von Mails gelten die folgenden Empfehlungen:

• Spamverdächtig ist alles, was schon in der Betreffzeile werblich wirkt. Reizworte wie "Gewinnspiel" oder "kostenlos" haben deshalb dort nichts zu suchen. Denn selbst wenn die Nachricht die technische Hürde eines Spamfilters passiert, sondert der Leser die Mails vielleicht gerade wegen dieser Begriffe aus und löscht sie ungelesen.
• Senden Sie Ihre Nachricht besser direkt an einen Ihnen namentlich bekannten Geschäftspartner und damit an seine individuelle Adresse als an allgemeine Mail-Anschriften wie "info", "post", "mail" oder ähnliche. Spamfilter kennen keine Personennamen, nutzen beim Sammeln von Verdachtsmomenten die allgemeine Anschrift aber als eines unter mehreren Kriterien.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Absenderangabe klar erkennen lässt, dass eine Mail von Ihnen stammt. Hüten Sie sich dabei vor Absenderkennungen, die nach Massenversand riechen. Mailen Sie also besser nicht als info@billig-billig-billig.de!
• Pflegen Sie Ihre Adressensammlung fortlaufend. Sorgen Sie dafür, dass Sie wirklich nur an die Person schreiben, an die Sie tatsächlich mailen wollten. Oder möchten Sie sich ernsthaft darauf verlassen, dass nach zehn Jahren die Adresse mueller@xyz.de noch immer vom gleichen Herrn Müller genutzt wird, der Sie Ihnen einmal als seine Anschrift genannt hat?
• Geben Sie Ihre Adressen niemals gesammelt an Dritte weiter! Adressenjäger und -sammler tragen viel zum allgemeinen Aufkommen von Spam bei.

Wer wirklich vorhat, Informationen oder Werbung per E-Mail zu versenden, muss sich an die in der Bundesrepublik Deutschland geltenden Gesetze halten. Die wiederum sehen speziell für Newsletter vor, dass deren Versand nur erlaubt ist, wenn sich die Empfänger damit einverstanden erklären, diese Art von Post zu erhalten:

• In Deutschland ist E-Marketing via Newsletter nur dann erlaubt, wenn das so genannte Opt-in-Verfahren Anwendung findet. Dabei erhält der Adressat eine Mail, in der er der Zusendung weiterer Post ausdrücklich zustimmen muss, ehe er Abonnent des Newsletters wird und regelmäßig Massenpost erhält.
• Alle Newsletter müssen neben der Anmeldefunktion und der Anmeldebestätigung auch die Möglichkeit einer Abmeldung aus dem Adressatenkreis vorsehen.

Spamverdacht?

Trotz aller Vorsicht kann es vorkommen, dass elektronische Post doch den Argwohn der gängigen Filterprogramme auf sich zieht. Deshalb lohnt es sich, von Zeit zu Zeit die eigenen Mails auf die Probe zu stellen. Der auf Computer-Themen spezialisierte Heise Verlag beschreibt auf einer seiner Seiten die Funktionsweise eines Test-Servers, der Mails daraufhin überprüfen kann, ob ihr Inhalt von gängigen Filterprogrammen als Spam klassifiziert wird oder nicht.

Spam-Test-Empfehlung des Heise Verlags