BetriebsführungAbwesenheitsnotiz: Was drinstehen sollte
Die Weihnachtsferien haben begonnen – doch bevor Sie in den wohlverdienten Urlaub gehen, sollten Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Hier finden wichtige Tipps und zwei praktische Vorlagen.
Auf die Formulierung kommt es an
Kennen Sie das? Sie verschicken eine E-Mail, erhalten Sekunden später die Abwesenheitsnotiz des Empfängers – und sind danach genauso klug wie vorher, weil entscheidende Informationen wie die Kontaktdaten seines Vertreters oder der geplante Rückkehrtermin ins Büro darin nicht genannt werden.
Oder aber die automatisiert verschickte Antwort des Empfängers liest sich dermaßen unfreundlich, dass Sie am liebsten gleich jemand anderes kontaktieren würden. Solche und weitere Fehler sollten Sie vor dem Start in die Ferien unbedingt vermeiden.
Wir zeigen Ihnen nachfolgend, worauf Sie beim Einrichten Ihrer Abwesenheitsnotiz achten sollten.
Was in der Abwesenheitsnotiz stehen sollte
- Grundsätzlich gilt: Ihre Abwesenheitsnotiz wird vom Empfänger genauso gelesen wie Ihre sonstigen geschäftlichen E-Mails und sollte daher genauso höflich und professionell klingen.
- Begrüßen Sie den Empfänger mit einem freundlichen „Guten Tag“ oder einer ähnlichen Formulierung und bedanken Sie sich für seine Anfrage.
- Teilen Sie dem Empfänger mit, wann Sie wieder am Arbeitsplatz erreichbar sein werden bzw. wann Ihr Betrieb wieder geöffnet hat.
- Wenn Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten werden, nennen Sie dem Empfänger die Kontaktdaten der entsprechenden Person (Name, Telefon-Nummer, E-Mail-Adresse).
- Erwähnen Sie in Ihrer E-Mail außerdem, ob die Anfrage weitergeleitet wurde (zum Beispiel an Ihre Vertretung) oder ob die Mail bis zu Ihrer Rückkehr unbearbeitet bleibt.
- Beenden Sie die Abwesenheitnotiz mit einer passenden Grußformel („Mit freundlichen Grüßen“ o.ä.) sowie mit Ihrer gewohnten E-Mail-Signatur inklusive aller Kontaktdaten des Betriebs.
Was in der Abwesenheitsnotiz NICHT stehen sollte
- So sehr Sie sich auch auf Ihren Skiurlaub in Tirol oder Ihre Reise auf die Kanarischen Inseln freuen mögen: Verzichten Sie unbedingt auf provokante oder schadenfrohe Urlaubsankündigungen oder sonstige Details zu Ihrem Urlaub.
- Ob Sie Ihre Handy-Nummer für dringende Anliegen angeben, sollten Sie sich sehr gut überlegen: Ob das Anliegen dringend ist, entscheidet der Anrufer. Mit der gewünschten Ruhe im Urlaub könnte es also schneller vorbei sein, als Ihnen lieb ist.
- Private Abwesenheitsgründe wie eine Krankheit oder ein Kuraufenthalt gehen niemanden etwas an – schon gar nicht Ihre Kunden oder Geschäftspartner. Verschweigen Sie daher in einem solchen Fall die konkrete Begründung Ihrer Abwesenheit.
- Verzichten Sie außerdem auf Werbung – die könnte Sie nämlich teuer zu stehen kommen. Seit 2015 ist sie nach einemBGH-Urteil in Abwesenheitsnotizen verboten.
So könnte Ihre Abwesenheitsnotiz aussehen
So richten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein
Wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten, hängt von Ihrem Anbieter ab. Hier finden Sie die Anleitungen im Überblick: