EDV - der elektronische Helfer

Organisation und elektronische Datenverarbeitung sind nicht mehr zu trennen

Es ist nicht immer ganz einfach, bei den vielfältigen Angeboten der Computerbranche den Durchblick zu behalten. Da kann es leicht passieren, dass man das falsche oder ein viel zu teures Gerät kauft. Oder man erwirbt einen billigen Computer und muss sich danach ständig mit Problemen und Reparaturen herumschlagen.

Solche Erfahrungen lassen sich jedoch vermeiden oder zumindest reduzieren. Und zwar dann, wenn Sie den EDV-Einsatz in Ihrem Betrieb gut vorbereiten.

Computer - ein selbstverständliches Werkzeug

Der Computer wird heute in Handwerksbetrieben jeder Größe und aus allen Branchen als selbstverständliches Werkzeug eingesetzt. Mit ihm werden die vielfältigsten Aufgaben rationell erledigt. Wenn Sie es richtig anpacken, können Sie Ihren Betrieb mit Hilfe der EDV wirtschaftlich und mit den notwendigen Informationen führen.

EDV bei der Betriebsgründung einführen

Existenzgründer tun gut daran, die EDV bereits bei der Betriebsgründung einzuführen, auch wenn sie im Umgang mit ihr bisher noch keine Erfahrung gesammelt haben. Die sofortige Einführung spart längerfristig Kosten und Zeit.

EDV erneuern und verbessern

Die Leiter bereits bestehender Betriebe sollten sich in regelmäßigen Abständen immer mal wieder fragen: Genügt meine EDV noch den heutigen Anforderungen? Lassen sich durch eine andere oder bessere EDV Verwaltungsvorgänge verbessern und dadurch Kosten sparen?

EDV richtig auswählen

Das vielfältige Angebot an Geräten und Programmen macht die Entscheidung nicht leicht. Sie stehen Spezialisten gegenüber, die oft ihre eigene Sprache sprechen und Sie damit mehr verwirren als Entscheidungshilfen zu bieten. Nur wenn Sie den EDV-Einsatz gut vorbereiten, können Sie sich schmerzliche und teure Erfahrungen ersparen. Hilfe bieten Ihnen dazu neben Fachverband und Handwerkskammer auch freie Berater an.

Ihre EDV braucht eine gute Betriebsorganisation

Und seien Sie sich einer Sache bewusst: EDV schafft keine Betriebsorganisation, sondern setzt eine gute voraus!

Zehn Ratschläge zum EDV-Einsatz

1. Ohne ein gutes Programm ist der beste Computer wertlos. Bevor Sie an den Computerkauf denken, sollten Sie zunächst das für Sie geeignete Programm auswählen.
2. Beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter an der Einführung. Die EDV sollte von allen betroffenen Beschäftigten akzeptiert werden. Sie verhindern damit auch, dass wichtige Bereiche übersehen werden.
3. Erarbeiten Sie ein Konzept für den Einsatz der EDV. Überlegen Sie, für welche Bereiche der EDV-Einsatz sinnvoll ist.
4. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die zu verarbeitenden Daten. Eine Aufnahme der Datenmengen und -arten im Betrieb zeigt sehr schnell, wo der Einsatz sinnvoll und vordringlich ist. Auch können Sie dann einschätzen, welche Speicherkapazitäten Sie brauchen.
5. Erstellen Sie ein "Pflichtenheft". Ihre Vorüberlegungen halten Sie schriftlich fest. Unter anderem sind folgende Fragen dabei wichtig: Welchen Zweck verfolgen Sie mit der EDV-Einführung? Welche Aufgaben sollen mit der EDV erledigt werden? Welche Datenmengen fallen an?
6. Gestalten Sie Ihre Formulare EDV-tauglich. Ihr Formularwesen sollte den Anforderungen der EDV entsprechen. Stellen Sie sich und Ihre Mitarbeiter auf die Anwendung neuer Formulare rechtzeitig um.
7. Das gewählte Programm muss Ihre Mindestanforderungen erfüllen. Auf Grund des Pflichtenheftes holen Sie sich von mehreren Anbietern Angebote ein. Dann vergleichen Sie, welches Angebot Ihre Ansprüche am besten erfüllt.
8. Kaufen Sie Computer und Programm aus einer Hand. Erst wenn das Softwarepaket gefunden ist, sollte möglichst von demselben Händler die passende Hardware gekauft und installiert werden. Achten Sie auf hervorragende Qualität; auch wenn sie etwas teurer ist als im Computerladen oder Großmarkt.
9. Lassen Sie sich ausführlich beraten. Für den Geübten ist der Umgang mit dem Computer einfach. Für den Anfänger führt gute Schulung schnell zum Erfolg.
10. Berücksichtigen Sie die Kosten vollständig. Die Kosten der EDV-Einführung werden häufig unterschätzt und belasten die Liquidität. Verschaffen Sie sich deshalb einen vollständigen Überblick über die Ausgaben, die auf Sie zukommen.

Wie gesagt: Bei der elektronischen Datenverarbeitung ist es nicht immer ganz leicht, den Durchblick zu behalten. Eine gute Beratung ist hier Gold und auch Ihr Geld wert.