Seit dem 1. Januar gelten verschärfte Regeln für Kassensysteme. Wir zeigen Ihnen, wie Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.Bargeldgeschäfte: Das gilt für Ihr Kassensystem
Gravierende Auswirkungen für das Handwerk
Das vollbesetzte Forum der Handwerkskammer zeigte beim Info-Abend "Bargeldgeschäfte im Fokus" Anfang Februar, dass die neuen Regelungen zur Kassenführung für Unsicherheiten bei den Betrieben sorgen.
Referentin Christine Thoma von der DATEV eG machte gleich zu Beginn ihres Vortrags deutlich, dass Unternehmer das Thema nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten. Unterstrichen wurde dies in einem Interview mit Landesfinanzministerin Edith Sitzmann in den Stuttgarter Nachrichten. Darin kündigt die Grünen-Politikerin intensivere Kontrolle an: "Wir müssen unsere Finanzverwaltung stärken, etwa für mobile Prüfungen bei Betrieben."
Betroffen sind von den neuen Regelungen vor allem bargeldintensive Branchen. "Die Kassenbuchführung wird bei Betrieben, die überwiegend Bargeschäfte tätigen genau unter die Lupe genommen, auch wenn sie nur 10% Bargeldumsatz tätigen", erläuterte Christine Thoma. Im Handwerk hat dies vor allem Auswirkungen auf die Lebensmittelgewerke, wie beispielsweise Bäcker und Metzger, Friseure oder Kosmetiker.
Seit dem 1. Januar 2017 dürfen Unternehmer nur noch Kassen einsetzen, die Einzelumsätze aufzeichnen und für zehn Jahre unveränderbar abspeichern können. Eine weitere Verschärfung bei der Kassenführung wird ab dem Jahr 2020 durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen auf die Betriebe zukommen. Registrier- oder Computerkassen müssen dann über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (bestehend aus Sicherungsmodul, Speichermedium und digitaler Schnittstelle) verfügen. Das Problem: Momentan ist die genaue technische Ausgestaltung auf politischer Ebene noch nicht beschlossen. Dies soll im Laufe des Jahres 2017 folgen.
Matthias Moser (links), Landesgeschäftsführer, Fachverband Friseur und Kosmetik Baden-Württemberg, und Franz E. Kunkel (rechts), Landesinnungsverband für das Württembergische Bäckerhandwerk e.V., machten die Unsicherheiten des Handwerks deutlich. In der Bildmitte: Franz Falk, Geschäftsführer Unternehmensservice bei der Handwerkskammer und Christine Thoma.
Christine Thoma (DATEV eG) bei ihrem Vortrag "Tatort Kasse - verschärfte Anforderungen an elektronische Kassensysteme"
Drei konkrete Tipps für Handwerksbetriebe
Es gibt bereits jetzt einige Dinge, die Sie in Ihrem Betrieb umsetzen sollten:
- Technische Anforderungen: Überprüfen Sie, ob Ihre Systeme den aktuellen Anforderungen entsprechen. Sind Einzelaufzeichnungen möglich? Ist eine Archivierung über zehn Jahre sichergestellt? Haben Ihre Kassen eine Schnittstelle für die Prüfbarkeit durch das Finanzamt?
- Kassenbuch: Nach dem HGB und der Abgabenordnung sind Sie verpflichtet Bücher zu führen. Überprüfen Sie, ob Sie wirklich alles dokumentiert haben und ob alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar sind. So sind Sie bei der Überprüfung durch die Finanzverwaltung auf der sicheren Seite. Achtung: Kassenbücher dürfen wie bisher auf Papier geführt werden. Nicht erlaubt sind jedoch Excel-Tools, also flüchtige Medien oder Verfahren, die einfach überschrieben werden können. Wichtig ist die Unveränderbarkeit. Was einmal dokumentiert ist, darf nicht verändert werden.
- Neuanschaffung: Wenn Sie den Umstieg auf ein anderes Kassensystem planen, sollten Sie sich vom Hersteller schriftlich zusichern lassen, dass eine technische Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden kann.
Keine Registrierkassenpflicht
Das Gesetz besagt, dass keine Registrierkassenpflicht besteht. Es können auch weiterhin offene Ladenkassen geführt. "Im ersten Augenblick klingt das sehr positiv", sagt Christine Thoma, "ich halte das aber für etwas kritisch, denn Registrierkassen sparen sehr viel Dokumentationszeit". Auch die Prüfer der Finanzverwaltung würden bei offenen Kassen ganz genau hinschauen, warnt Thoma.
Weitere Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen finden Sie in einer Pressemitteilung des Bundesfinanzministeriums.
Video-Interview: Fünf Fragen an Christine Thoma
Vor dem Info-Abend hatten wir die Gelegenheit, ein Interview mit Christine Thoma von der DATEV eG zu den gesetzlichen Neuregelungen zu führen. Unter anderem erfahren Sie, was "manipulationssicher" bedeutet, wie eine Kassennachschau ab 2018 abläuft und was Betriebe tun müssen, um auf eine elektronische Kasse verzichten zu können.
