BetriebsführungAgilität: Fünf Tipps zur Umsetzung im Betrieb

1.      Was ist der Unterschied zwischen dem normalen ad-hoc Arbeiten und einem wirklichen „agilen Arbeiten“?

Das ad-hoc Arbeiten im Handwerk beschreibt die Fähigkeit, flexibel auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren. Treten beispielsweise kurzfristig neue Herausforderungen auf einer Baustelle auf, müssen spontan Entscheidungen getroffen werden, um die unmittelbaren Schwierigkeiten zu bewältigen. Die Reaktion auf ein unerwartetes Ereignis oder mehrere unerwartete Ereignisse erfordert dann oft große Improvisation und Erfahrung. Hinzu kommt, dass aufgrund der Dringlichkeit die Arbeit vor Ort vielfach weniger strukturiert und in der Regel ohne detaillierte Planung erfolgt. Mitarbeitende können diese Form der Arbeit häufig als belastender oder stressiger empfinden.

Im Gegensatz dazu beschreibt das agile Arbeiten ein strukturiertes Vorgehen, um Aufgaben oder Projekte systematisch anzugehen. Dabei ist die agile Herangehensweise durch kurze Arbeitszyklen – sogenannte Iterationen – gekennzeichnet. Die iterative Vorgehensweise kann man sich so vorstellen, dass es eine schrittweise Annäherung an die Lösung gibt und diese immer mehr verfeinert wird. Die agile Arbeit erfolgt in enger, selbstorganisierter Teamarbeit, unter Einhaltung klarer Regeln und in ständiger Abstimmung. Durch regelmäßige Feedbackschleifen wird der Prozess aber auch die Zusammenarbeit im Team kontinuierlich verbessert. Dieses Vorgehen ermöglicht Flexibilität und darüber hinaus ein proaktives Handeln. 

2.      Was sind die wesentlichen Punkte beim agilen Arbeiten und welche sind es nicht?

Am wichtigsten ist es zu verstehen, dass es beim agilen Arbeiten nicht nur um den Einsatz von Techniken und die Nutzung bestimmter Tools geht. Eine agile Arbeitsweise wird besonders durch die innere Haltung, das Miteinander im Team sowie die Betriebskultur geprägt.

Ein zentraler Punkt der agilen Betriebskultur ist zum Beispiel die Kundenorientierung. Das bedeutet zum einen zu hinterfragen, ob der Kunde und seine Anforderungen richtig verstanden wurden und zum anderen zu reflektieren, ob die durchgeführten Arbeitsschritte wirklich einen Mehrwert für den Kunden darstellen.

Zudem spielen die Kommunikation und die Zusammenarbeit eine wesentliche Rolle. Eine gezielte und offene Kommunikation bildet die Basis für einen vertrauensvollen Umgang und eine effiziente und erfolgreiche Teamarbeit. Mitarbeitende sollen zu Mitdenkenden, Mitgestaltenden und Mitentscheidenden werden. Von Perfektionismus sollte man hingegen absehen. Agile Methoden legen den Schwerpunkt darauf, kontinuierlich Ergebnisse zu liefern und zu verbessern, anstatt von Anfang an perfekte Lösungen zu offerieren. 

Agilität erfordert Offenheit gegenüber neuen Ansätzen und Feedback. Damit dies konstruktiv genutzt und Verbesserungen umgesetzt werden können, sollte man bereit sein, sich an neue Anforderungen oder Änderungen anzupassen und Lösungen zu finden, die den aktuellen Bedingungen gerecht werden.

3.      Wie fängt man mit Agilität an und wo findet man Unterstützung?

Bevor Sie mit der willkürlichen Einführung von agilen Techniken oder ganzer Rahmenwerke beginnen, sollten Sie sich mit den Grundlagen der agilen Arbeitsweise vertraut machen. Dazu gibt es verschiedene Bücher, Artikel oder kostenfreie Online-Kurse, die dabei helfen, ein grundlegendes Verständnis zu entwickeln. Überlegen Sie, mit welchen agilen Prinzipien Sie in welchem Bereich beginnen möchten. Starten Sie klein, zum Beispiel mit einem bestimmten Projekt oder einer Aufgabe. 

Um die Selbstorganisation im Team zu ermöglichen, schaffen Sie durch wenige, klare Regeln Verantwortungsräume, innerhalb derer Mitarbeitende selbst handeln dürfen. Beziehen Sie sie in die Veränderungen mitein und bilden Sie, wenn möglich, ein Team, das gemeinsam agil arbeiten möchte und bereit ist, sich auf die Prinzipien und Praktiken der Agilität einzulassen.

Um das nötige Wissen und die Fähigkeiten im Teams aufzubauen, sollten Sie Workshops und Schulungen nutzen. Sowohl die Handwerkskammern als auch die Mittelstand-Digital Zentren bieten kostenfreie Möglichkeiten der Unterstützung an. Agile Coaches begleiten die Einführung agiler Methoden und helfen bei der Auswahl und Anpassung der Praktiken an betriebsspezifische Anforderungen. 

Wichtig: Passen Sie die agilen Prinzipien an die Bedürfnisse Ihres Betriebs an. Es gilt herauszufinden, was für das Team am besten funktioniert und den größten Mehrwert bietet.

4.      Was benötigt man im Betrieb zur Einführung und Durchführung (Tools, Know-how, Software ...)?

Eine allgemeingültige Anleitung zur Einführung und Etablierung von Agilität im Betrieb existiert leider nicht. Dennoch ist es essentiell, zu Beginn ein gemeinsames Verständnis zum Thema Agilität zu entwickeln. Die Führungskraft muss verdeutlichen, was sie sich von der Nutzung einer agilen Arbeitsweise verspricht und nimmt zudem eine Vorbildfunktion ein.

Einfache agile Tools, die oft als erstes im Betrieb Anwendung finden, sind Techniken wie das Timeboxing, die tägliche Besprechung, das Aufgaben-Board oder die Retrospektive. Soll anstelle einzelner agiler Techniken ein agiles Rahmenwerk wie Scrum eingeführt werden, ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden das entsprechende Know-how über diese Frameworks erwerben. Dies kann durch Schulungen oder in Zusammenarbeit mit einem „Agile Coach“ erfolgen.

Der Einsatz von Software sollte bei der Einführung von agilen Arbeitsweisen nicht im Vordergrund stehen. Digitale Lösungen übernehmen stets eine unterstützende Funktion und sollten entsprechend der spezifischen Bedürfnisse des Betriebs ausgewählt werden. Sind Ihre Teams über verschiedene Standorte verteilt oder möchten Sie dennoch digitale Tools zur Unterstützung nutzen, bieten sich vor allem Softwarelösungen an, die die Zusammenarbeit und die Kommunikation im Team fördern. Sogenannte Kollaborationstools unterstützen den Austausch von Informationen und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Echtzeit.

5.      Was bringt Agilität im Betrieb?

Durch den Einsatz von agilen Methoden und Tools können Mitarbeitende effektiver zusammenarbeiten, Informationen teilen und gemeinsam an Aufgaben arbeiten. Dies fördert eine bessere Teamdynamik und erhöht die Zufriedenheit. Gleichzeitig unterstützen verschiedene agile Praktiken die Beteiligung und Ermächtigung der Mitarbeitenden sowie die Selbstorganisation von Teams. Auf diese Weise können Führungskräfte entlastet und die Motivation sowie die Bindung der Mitarbeitenden gestärkt werden.

Durch die regelmäßige Reflexion und Anpassung der Arbeit erfolgt eine fortlaufende Verbesserung. Probleme in der Zusammenarbeit oder Qualitätsmängel am Produkt können so frühzeitig erkannt und behoben werden. Durch das regelmäßige Einholen von Kundenmeinungen können Produkte und Dienstleistungen besser auf die Anforderungen des Marktes abgestimmt werden. Letztendlich führt Agilität somit auch zu einem Wettbewerbsvorteil.

Der Einsatz agiler Methoden ermöglicht es, Prioritäten neu zu bewerten und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen. Diese Repriorisierung von Aufgaben und das iteratives Vorgehen unterstützt die effiziente Nutzung von Ressourcen. Zudem können Engpässe identifiziert, Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität gesteigert werden.

Auch wenn der Weg hin zum agilen Betrieb nicht leicht ist – es lohnt sich! Denn agil sein heißt, bereit für die Zukunft sein.