RechtForderungsmanagement im Handwerk: So sichern Sie Ihre Ansprüche ab
Der Auftrag ist ausgeführt, die Rechnung wurde gestellt – doch der Kunde zahlt nicht. Zahlungsausfälle gehören leider zum betrieblichen Alltag. Mit einem durchdachten Forderungsmanagement können Sie das Risiko, nach getaner Arbeit Ihr Geld nicht zu erhalten, verringern.
Rechtliche Hilfestellung rund um offene Forderungen
Offene Forderungen können unterschiedlichste Gründe haben. Nicht selten sind sie aber beispielsweise schon auf Unklarheiten im Vertrag zurückzuführen. Das richtige Forderungsmanagement beginnt daher nicht erst nach der Rechnungstellung, sondern bereits vor Vertragsschluss. Und es setzt sich während der Auftragsausführung und bis zur Geltendmachung und Durchsetzung Ihrer Ansprüche fort.
„Zeit ist Geld“ sagt man zwar, und Zeit benötigen Sie vor allem für die Ausübung Ihres eigentlichen Handwerks. Doch hier lohnt es sich im Vorfeld Zeit zu investieren. Denn das kann Ihnen im Nachgang viel Geld – und viele Nerven – sparen.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, worauf Sie in den einzelnen Phasen besonders achten sollten, um Zahlungsausfälle möglichst zu vermeiden und Ihre Forderungen erfolgreich durchsetzen zu können. Im weißen Kasten sowie hier finden Sie zusätzlich weiterführende Informationen.
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1. Vorvertragliche Phase: Die Grundlage für gesicherte Zahlungen legen
Bereits vor Vertragsschluss gibt es wichtige Punkte zu bedenken, insbesondere:
Wer ist Ihr Kunde?
- Ihr Vertragspartner ist Ihr Ansprechpartner aber ggf. auch die Person, mit der Sie über offene Forderungen später streiten. Deshalb sollte bereits vor Vertragsschluss klar sein:
- Haben Sie alle erforderlichen Daten vom Kunden, um ihn erreichen aber auch notfalls später in Anspruch nehmen zu können? Dazu gehört z.B. auch eine ladungsfähige Anschrift.
- Wenn mehrere Personen beteiligt sind (z.B. Vermieter und Mieter): Ist wirklich klar, wer Ihr Vertragspartner ist? Wenn Sie z.B. später Ihrer Forderung ggf. gerichtliche durchsetzen müssen, brauchen Sie diese Information, um den „Richtigen“ verklagen zu können.
- Ist Ihr Kunde ein Verbraucher oder ein Unternehmer? Die Antwort auf diese Frage wirkt sich auf u.a. auf die Möglichkeiten bei der Vertragsgestaltung aus.
- Wichtig: Prüfen Sie vorab aber auch, ob Ihr Kunde überhaupt zahlungsfähig ist. Hier sollten Sie bei Zweifeln ggf. Bonitätsauskünfte (bspw. Creditreform) einholen.
Für den Vertragsschluss gibt es ebenso wesentliche Weichenstellungen:
Für Kaufverträge gelten z.B. zum Teil andere rechtliche Rahmenbedingungen als für einen Werkvertrag.
Es gibt auch unterschiedliche Werkvertragstypen und es macht z.B. einen Unterschied, ob Sie einen reinen BGB-Werkvertrag abschließen oder dieVOB/B vereinbart haben.
Die meisten Verträge mit Ihren Kunden können Sie theoretisch auch mündlich wirksam abschließen. Und dann ist eine mündliche Vereinbarung auch ein Vertrag mit Bindungswirkung.
Besonders wichtig: Aus Beweisgründen empfiehlt sich dennoch ein schriftlicher Vertrag!
Zunächst sollten Sie den Vertrag so genau und klar wie möglich abfassen. Das kann Ihnen später unter Umständen viel Zeit, Geld und Nerven ersparen. Dabei sollten Sie immer besonders darauf achten, Leistung und Gegenleistung detailliert und eindeutig im Vertrag zu regeln. Insbesondere da diese Vertragsvereinbarung auch Ausgangspunkt für die Frage ist, ob Sie den Vertrag vollständig und mangelfrei erfüllt haben und was der Kunde dafür zu zahlen hat.
Wenn Sie keine speziellen Vereinbarungen treffen, gelten grundsätzlich – soweit vorhanden – die gesetzlichen Regelungen. Das ist weder pauschal gut noch pauschal schlecht für Sie. Aber an einigen Stellen haben Sie die Möglichkeit vertraglich vom Gesetz abzuweichen und dadurch Ihre Position zu stärken bzw. sich abzusichern.
Beispiele dafür sind Vereinbarungen/Regelungen zu:
- Vorauszahlungen
- Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen
- Skontoabreden als Anreiz für eine schnelle Bezahlung
- Eigentumsvorbehalten
Wichtig:
Verzichten Sie aus Beweisgründen nicht auf die schriftliche Ausformulierung sämtlicher Details Ihres Vertragsverhältnisses.
Hinweis:
Nicht zum Forderungsmanagement im engeren Sinne aber zur Vertragsgestaltung gehört auch das ThemaWiderrufsrecht von Verbrauchern.
2. Phase während der Vertragsausführung: Risiken minimieren.
Auch während der Ausführung sollten Sie Maßnahmen treffen, um Ihre Position zu stärken.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Dokumentation von Bedenken / Behinderung, entsprechend nachweisebare Anzeigen gegenüber dem Kunden.
- Machen Sie ggf. fällige Abschlagszahlungen zeitnah geltend und überwachen Sie den Zahlungseingang als eine Art Vorwarnsystem hinsichtlich offener Rechnungen. Denken Sie auch hier an die entsprechenden Nachweise.
- Treffen Sie zu Änderungen der vertraglichen Leistungen, Nachträgen und Zusatzleistungen ebenfalls unbedingt nachweisbare Vereinbarungen.
- Achten Sie nach Ausführung der Arbeiten auch darauf, dass alle Voraussetzungen für die Fälligkeit Ihrer Forderungen vorliegen. Dazu gehört beim Werkvertrag zum Beispiel die Abnahme.
- Stellen Sie eine nachvollziehbare Rechnung und sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang der Rechnung im Streitfall auch beweisen können.
3. Phase nach der Rechnungsstellung: Forderungen durchsetzen
Zahlt der Kunde tatsächlich nach der Rechnungsstellung nicht, sollten Sie aktiv werden.
Wichtige Punkte dabei sind insbesondere:
- Warum zahlt der Kunde nicht?
Gibt es Anhaltspunkte für die Hintergründe? Welche Punkte sind strittig? Geht es zum Beispiel um Streit über den Sachverhalt wie die Frage, ob Mängel vorhanden sind? Oder sind rechtliche Punkte, wie z.B. die Auslegung der Leistungsbeschreibung, streitig? Die Antworten auf solche Fragen helfen Ihnen Chancen und Risiken im Streitfall einzuordnen. - Klären Sie die Frage des Verzugs:
Ist es erforderlich, dass Sie Ihrem Kunden eine Mahnung zukommen lassen, damit Verzug eintritt? Der Verzugseintritt ist aus mehreren Gründen wichtig. Unter anderem wegen der Möglichkeit, nach Eintritt des Verzugs Verzugszinsen und ggf. Mahnkosten geltend zu machen. Tipp: Wenn eine Mahnung notwendig ist, dann sorgen Sie auch hier wieder für die Nachweisbarkeit des Zugangs der Mahnung. - Behalten Sie auch bereits frühzeitig die konkreten Verjährungsfristen im Blick, insbesondere bei langwierigen Projekten:
Das beste Forderungsmanagement im Vorfeld nützt Ihnen nichts, wenn Ihnen am Ende Ihr Kunde die Einrede der Verjährung entgegenhalten kann und Sie eine berechtigte Forderung nur deshalb nicht mehr durchsetzen können. - Je nach Einzelfall können außerdem spezielle Aspekte zu berücksichtigen sein, z.B. wenn ein Insolvenzverfahren im Raum steht oder sogar schon eröffnet ist.
Wenn Ihre Bemühungen erfolglos bleiben und der Kunde nicht zahlt, stehen Ihnen grundsätzlich die folgenden Schritte offen:
Der Weg über ein Inkassobüro umfasst ausschließlich außergerichtliche Tätigkeiten. Gerichtliche Schritte sind nicht umfasst.
Tipp: Vergleichen Sie vor Beauftragung eines Inkassobüros am besten Angebot und Kosten unterschiedlicher Anbieter.
Hierbei handelt es sich um ein schnelles und kostengünstiges Verfahren. Details zum Verfahren finden Sie z.B. beimAmtsgericht Stuttgart oder bei den weiterführenden Informationen zu Beginn der Seite in der Broschüre „Ihr Kunde zahlt nicht – Was können Sie tun?“.
Dies ist sinnvoll, wenn der Kunde widerspricht oder komplexe rechtliche Fragen im Raum stehen. Hier sollten Sie klären, inwieweit Sie einen Rechtsanwalt einschalten. Je nach Streitwert benötigen Sie ggf. zwingend einen Rechtsanwalt für die Klage vor Gericht. Sollte dies nicht der Fall sein, ist die Einschaltung ggf. aufgrund der anstehenden Rechtsfragen oder aber aufgrund von „Waffengleichheit“ zu empfehlen. Sofern Sie eine Rechtsschutzversicherung haben: Klären Sie ab, inwieweit diese greift.