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Praxistipps: Stressfrei und produktiv in fünf Schritten

Wir geben Ihnen einfache und praxisnahe Tipps, mit denen Sie in Ihrem Arbeitsalltag den Stress reduzieren und Herausforderungen besser meistern können.

 Aufgaben erfolgreich strukturieren

Egal, ob frischgebackener Geselle oder routinierter Handwerksmeister: Der Alltag in vielen Handwerksbetrieben wird zunehmend komplexer und vielfältiger.  Doch nicht jeder besitzt auf Anhieb auch das Handwerkszeug, um Tätigkeiten erfolgreich zu koordinieren.

Besonders bedauerlich ist es, wenn dadurch wichtige Aufgaben zu kurz kommen und nicht genügend Zeit dafür bleibt, sie umfassend zu bearbeiten. Das kann nicht nur zu finanziellen Einbußen führen, sondern sich auch negativ auf die eigene Motivation auswirken.

In fünf praxisnahen und leicht umzusetzenden Schritten zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Tätigkeiten besser strukturieren und effizienter bewältigen können. Damit erhöhen Sie Ihre Produktivität und reduzieren gleichzeitig den Stress.



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 Fünf Schritte für mehr Produktivität


 Schritt 1: Sammeln

Im Verlauf des Arbeitstags fallen garantiert auch Ihnen regelmäßig Ideen und Aufgaben ein, die zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden sollen.

Es ist wichtig, diese Gedanken direkt aufzuschreiben und auf einer Liste zu sammeln – ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Details verloren gehen.

Ob diese Listen auf Papier geführt werden oder dafür das Smartphone oder ein Tablet verwendet werden, kann jeder selbst entscheiden.



 Schritt 2: Klären

Bei vielen Tätigkeiten, die es zu erledigen gilt,  ist unklar, wie der erste Arbeitsschritt aussieht. Deswegen ist es notwendig, dass bei jeder Tätigkeit der nächste sichtbare Handlungsschritt definiert wird.

Steht beispielsweise der Reifenwechsel eines Dienstfahrzeugs an, besteht der erste Schritt daraus, Kontakt mit der Werkstatt aufzunehmen und einen Termin zu vereinbaren.



 Schritt 3: Sortieren

Wenn die Tätigkeiten mit den zugehörigen Arbeitsschritten aufgelistet sind, müssen diese logisch sortiert werden. Oft bietet es sich dabei an, nach Personen oder Orten zu gliedern.

Es kann Zeit eingespart werden, wenn alle Tätigkeiten, die beispielsweise im Büro anfallen, dort auch gebündelt an einem zentralen Termin abgearbeitet werden.



 Schritte 4 und 5: Aktualisieren und umsetzen

Die Aufgabenübersicht sollten Sie einmal pro Woche aktualisieren. Dabei können Sie die erledigten Aufgaben von der Liste streichen und neue Tätigkeiten hinzufügen.

Bei der Umsetzung sollte der Fokus darauf liegen, die gesammelten Aufgaben abzuarbeiten und nicht einzelne Tätigkeiten zu priorisieren, da fast in jedem Fall mit kurzfristigen Änderungen zu rechnen ist.   



 Die Zwei-Minuten-Regel

Es gibt allerdings auch eine Ausnahme, bei der das Aufschreiben und Strukturieren einer Tätigkeit, die es zu erledigen gilt, nicht zielführend ist:

Wenn zwei Minuten ausreichen, um eine Aufgabe auszuführen, sollte diese umgehend erledigt werden.

Die Verwaltung solcher geringfügigen Tätigkeiten und die Durchführung der beschriebenen fünf Schritte erfordern oft mehr Zeit, als diese direkt auszuführen.

Getting Things Done

Die Selbstmanagement-Methode beschäftigt sich damit, wie der Arbeitsalltag effizienter und produktiver gestaltet werden kann.

Sie möchten weitere Informationen über das Thema? Dann empfehlen wir Ihnen ein Web-Seminar, dass im Frühjahr aufgezeichnet wurde.

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Alexander Schwarz

Beauftragter für Innovation und Technologie (BIT), Schwerpunkt Unternehmensentwicklung und Inklusion im Handwerk

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70191 Stuttgart
Tel. 0711 1657-314
Mobil 0172 7156343
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Thomas Gebhardt

Beauftragter für Innovation und Technologietransfer (BIT), Schwerpunkt Digitalisierung

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